Aus dem Konzept „Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch kommunale Auftraggeber in Schleswig-Holstein“ des ITVSH (IT-Verbund Schleswig-Holstein)

Handreichung für Rechnungssteller

Sie können der Stadt Bad Oldesloe Rechnungen neben der klassischen Papierform auch als elektronische Rechnung (E-Rechnung) zusenden. Hierzu nimmt die Stadt Bad Oldesloe am E-Rechnungsportal des Landes Schleswig-Holstein teil.

Zur korrekten Adressierung der E-Rechnung ist es stets erforderlich eine gültige Leitweg-ID in das Feld BT-10 des XML-Datensatzes einzutragen.

Für E-Rechnungen, die für die Stadt Bad Oldesloe bestimmt sind, gilt folgende Leitweg-ID: Leitweg-ID = 01062004-0000-63

E-Rechnungen müssen maschinenlesbar im Format XRechnung (ab der Version 2.0) oder ZUGFeRD26 (ab der Version 2.1.1) mit dem Profil XRechnung oder EN 16931 vorliegen.

E-Rechnungen werden von uns akzeptiert  ab einem beliebigen Rechnungswert.

Folgender Zugangsweg ist zulässig:

Direkt über das E-Rechnungsportal des Landes Schleswig-Holstein

Hierfür ist eine einmalige und kostenlose Registrierung am Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein erforderlich. Sie können das Portal in einem beliebigen Internetbrowser unter der Adresse https://serviceportal.schleswig-holstein.de/Verwaltungsportal aufrufen.

E-Mail

Die E-Mailadresse lautet: rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de.
Es gilt eine Größenbeschränkung von 200 Megabyte, wobei der E-Mailprovider in der Lage sein muss, derart große E-Mails zu versenden.
Für ZUGFeRD-Rechnungen ist nur der Zugangsweg E-Mail zulässig. Bitte beachten Sie, dass pro E-Mail ausschließlich eine einzelne XML-Datei an die von Ihnen genannte Adresse übermittelt werden darf. Dies gilt gleichermaßen für das ZUGFeRD-Rechnungsformat. In diesem Fall handelt es sich um eine PDF/A3-Datei, die den XML-Datensatz als eingebettete Datei enthält.

Direkterfassung oder Upload im Portal

Die Portaladresse lautet: https://serviceportal.schleswig-holstein.de/Verwaltungsportal/Service/Entry/XRECHNUNG. Die maximale Anzahl rechnungsbegleitender Anlagen ist auf 200 beschränkt.
Der Upload und die Weiterverarbeitung auf dem E-Rechnungsportal ist bei selbsterstellten E-Rechnungen nur für XRechnungen in der Syntax UBL oder in der Syntax CII UN/CEFACT mit einer Größenbeschränkung von 200 Megabyte möglich.
Alternativ gibt es eine Möglichkeit der Direkterfassung von E-Rechnungen. So ist sichergestellt, dass die Rechnung dem erforderlichen XRechnungsformat entspricht. Beachten Sie bitte, dass Sie die erfasste E-Rechnung vor dem Abschicken herunterladen. Dieses Dokument (XML-Datei) muss von Ihnen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben abgelegt/gespeichert werden.
Sofern die E-Rechnung dem Rechnungsempfänger ordnungsgemäß zugestellt werden konnte, erhalten Sie eine entsprechende Bestätigung im Form eines Laufzettels. Falls ein Eingangskanal genutzt wurde, der die Registrierung im Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein erfordert, wird dafür die E-Mail-Adresse verwendet, die im E-Rechnungsportal als Rechnungsversandadresse hinterlegt ist. In allen anderen Fällen wird die im XML-Datensatz angegebene Kontakt-E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders verwendet.
Sollten Sie keine positive Nachricht von uns erhalten, dürfen Sie nicht von einem Zugang der elektronischen Rechnung ausgehen, auch wenn Sie keine Information über die Ablehnung der elektronischen Rechnung erhalten haben.

Anlagen müssen in die XML-Datei eingebettet sein und in einem der Formate PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX, ODS oder XML vorliegen. E-Rechnungen mit Anlagen in anderen Formaten werden zwar angenommen, unzulässige Anlagen werden aber ignoriert. Über nicht berücksichtigte Anlagen werden Sie informiert.

Nicht akzeptiert werden:

• E-Rechnungen, die per E-Mail von nicht im Serviceportal des Landes registrierten Absendern eingereicht werden.
• E-Rechnungen, bei denen der XML-Datensatz nicht dem Standard XRechnung entspricht.
• E-Rechnungen mit einer ungültigen oder unbekannten Leitweg-ID.
• E-Mails, die mehrere E-Rechnungen beinhalten.
• Per E-Mail versandte XRechnungen, die neben dem XML-Datensatz weitere Anlagen enthalten. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist eine Anlage im PDF/A3-Format entsprechend des ZUGFeRD-Standards zulässig.
• Spam oder Nachrichten mit Schadcode.

Sollte die E-Rechnung aufgrund eines Fehlers nicht zustellbar sein, werden Sie darüber informiert. Keine Benachrichtigung erfolgt, wenn die Nachricht Schadcode beinhaltet oder als Spam klassifiziert wird.

Bei Fragen zum Inhalt der Rechnung wenden Sie sich bitte an:

Fragen zur Bedienung der Anwendung richten Sie bitte an: