Datenschutz (https://badoldesloe.ris-portal.de/)

Beschreibung der Verarbeitung

Sie möchten sich auf eine bei der Stadt Bad Oldesloe ausgeschriebene Stelle beim Sachbereich Personal bewerben oder senden uns eine Initiativbewerbung über das Stellenportal (bereitgestellt von „regisafe“; diese Datenschutzinformationen gelten auch in Zusammenhang mit Bewerbungen/Anfragen für Ausbildungsstellen und Praktika). Um eine Entscheidung zu Ihrer Person treffen zu können, müssen wir eine Reihe von personenbezogenen Daten von Ihnen im Rahmen des Auswahlprozesses, auch unter Beteiligung zuständiger interner und ggfs. externer Stellen, verarbeiten. Dies kann beispielsweise in Form einer Übersicht über die Bewerbungen, schriftlicher Entscheidung zur Vorauswahl zu den Vorstellungsgesprächen oder durch die Kommunikation mit Ihnen zur Anwendung kommen. Die Verarbeitung Ihrer Daten findet vorwiegend digital statt, jedoch ebenso in Papierakten.
Dabei ist uns die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten und die Gewährleistung Ihres Grundrechts auf Datenschutz sehr wichtig. Die dazu bestehenden gesetzlichen Vorschriften halten wir ein. Teil dieser Vorschriften ist es, Ihnen Informationen bezüglich der Datenverarbeitung anzubieten.

Verantwortliche Stelle ist:

Stadt Bad Oldesloe
Der Bürgermeister
Sachbereich I.30 – Personal
Markt 5, 23843 Bad Oldesloe
E-Mail: bewerbung@badoldesloe.de

Unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:

Kreisverwaltung Stormarn
Sachbereich 83 – gemeinsamer behördlicher Datenschutzbeauftragter
Mommsenstraße 13
23843 Bad Oldesloe
E-Mail: datenschutz@kreis-stormarn.de

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns werden die von Ihnen mitgeteilten Daten von uns bzw. unserem Datenschutzbeauftragten gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir bzw. unser Datenschutzbeauftragter, falls die Anfrage einem Vertrag zugeordnet wird, nach den Fristen zur Vertragslaufzeit, ansonsten nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Verarbeitungszwecke

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Beurteilung der fachlichen und persönlichen Eignung sowie Entscheidung hinsichtlich der Erfüllung der Voraussetzungen für die zu besetzende Position
• Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern
• Dokumentation von Entscheidungen im Bewerbungsverfahren
• Aufbewahrung der Bewerbung als Initiativbewerbung/ Anfrage, damit ggfs. alternative Stellenangebote unterbreitet werden können

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. a) und e) DSGVO in Verbindung mit § 85 Absatz 1 Landesbeamtengesetz Schleswig-Holstein (LBG SH) unter Berücksichtigung der §§ 12, 15 Landesdatenschutzgesetz Schleswig-Holstein (LDSG SH) und Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b) DSGVO in Verbindung mit § 85 Absatz 1 Landesbeamtengesetz Schleswig-Holstein (LBG SH) bzw. geltende Tarifverträge für den kommunalen Bereich (TVÖD VKA und ggf. weitere).

Personenbezogene Daten

Verpflichtende Abfrage:

• Kontaktdaten (Anrede, Vor- und Nachname, Adresse (Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land), Mobil-Telefon, E-Mail-Adresse)
• Geburtsdatum
• Ausbildungs-/Studienabschluss
• Informationen aus dem Upload eines Anschreibens, eines Lebenslaufes, von Zeugnissen, des Nachweises über einen Berufs-/Studienabschluss

Optionale Angaben:

• Titel
• Aktuelle Tätigkeit
• Schwerbehinderung/ Gleichstellung vorhanden? sowie Nachweis
• Teilzeitwunsch
• Kündigungsfrist
• Informationen aus dem Upload von weiteren Anlagen
• Informationen aus weiteren Feldern (z. B. Ehrenamt, Führerschein), die je nach Qualifikationsanforderungen der Stellen hinzugefügt werden können
• Informationen, die im Laufe der Kommunikation oder im Vorstellungsgespräch bekannt werden

Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten (Artikel 30 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO)

Betroffene Personengruppe:  Bewerber/innen
Kategorien personenbezogener Daten:

• Allgemeine personenbezogene Daten (Name, Vorname, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit)
• Bewerbungsspezifische Daten (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse und Qualifikationsnachweise, Referenzen, Berufserfahrung, Fähigkeiten und Kompetenzen)
• Gesundheitsdaten (beispielsweise Grad der Behinderung, wenn relevant)

Quelle der personenbezogenen Daten im Falle einer Erhebung bei Dritten

Sofern wir personenbezogene Daten nicht bei Ihnen direkt erhoben haben, haben Sie einen Anspruch darauf zu erfahren, aus welchen Quellen wir personenbezogene Daten zu Ihnen erhoben haben und ob diese Quellen gegebenenfalls öffentlich zugänglich sind.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Es besteht Ihrerseits keine (gesetzliche) Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten. Sofern Sie uns allerdings zur Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderliche Daten nicht mitteilen, können wir leider keine Entscheidung zu Ihrer möglichen Einstellung bei uns treffen. Ein Bewerbungsverfahren kann dann also nicht erfolgreich sein.

Empfänger Ihrer Daten

Ihre Daten werden nur von Beschäftigten verarbeitet, welche für die entsprechenden
Aufgaben zuständig und auf Vertraulichkeit verpflichtet sind. Dazu zählen der Sachbereich I.30 – Personal, die ggfs. zu beteiligenden Gremien (Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, ggfs. Schwerbehindertenvertretung, ggfs. Jugend- und Auszubildendenvertretung) sowie die jeweilige Leitung (Sachbereichs- und/oder Stabsstellen-/Fachbereichsleitung).

Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Zweckerreichung und/ oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Folgende Empfänger können von uns Ihre personenbezogenen Daten erhalten:
Bei der Besetzung von Stellen auf Fachbereichsebene kommt es zur Beteiligung der Politik (ausgewählte Mandatsträger/innen) sowie ggfs. zur Kooperation mit Organisationsberatungsunternehmen hinsichtlich der Personalauswahl.

Speicherdauer der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden durch uns nur so lange gespeichert, wie diese zur Erfüllung des Zwecks zu dem sie erhoben wurden erforderlich sind oder wir zur weiteren Speicherung der Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind.
Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, löschen wir sie zudem, sobald sie Ihre Einwilligung uns gegenüber widerrufen und keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung der Daten durch uns mehr besteht.

Für die oben genannten personenbezogenen Daten/Datenkategorien haben wir daher folgende Speicherfristen festgelegt:

Wir speichern Ihre im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitgeteilten personenbezogenen Daten während des laufenden Bewerbungsverfahrens. Sollte das Bewerbungsverfahren zum Ergebnis haben, dass wir Sie nicht einstellen können, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für bis zu sechs Monate zur Wahrung unserer Interessen in einem möglichen Streitfall. Sollten Sie uns darüber hinaus keine Einwilligung zur weiteren Verarbeitung (eines Teils) Ihrer personenbezogenen Daten z. B. zum Zwecke späterer Kontaktaufnahme erteilt haben, löschen/vernichten wir nach Ablauf der genannten Frist Ihre personenbezogenen Daten. Dies geschieht vorbehaltlich der Prüfung einer gesetzlichen Archivierungspflicht (siehe Kasten). Erfolgt nach positivem Ausgang des Bewerbungsverfahrens eine Einstellung, übergeben wir die für den Zweck der weiteren Personalführung erforderlichen personenbezogenen Daten an die dafür zuständige Stelle. Für diesen Zweck nicht erforderliche personenbezogene Daten werden wir Ihnen nach positivem Abschluss des Bewerbungsverfahrens entweder zurückgeben oder die entsprechenden Dokumente/Dateien etc. vernichten/löschen/anonymisieren.

Archivierungspflicht bei öffentlichen Stellen

Wir weisen wir darauf hin, dass wir als öffentliche Stelle verpflichtet sind, die Nachvollziehbarkeit unserer Tätigkeiten und Entscheidungen sicherzustellen. Dazu erstellen wir Verfahrensakten, in die auch Ihre personenbezogenen Daten aufgenommen werden können. In bestimmten Fällen kann festgestellt werden, dass diese, aber auch weitere Aufzeichnungen, Dokumente usw. aufgrund der Bestimmungen des Landesarchivgesetzes in ein öffentliches Archiv aufzunehmen sind. In solchen Fällen werden Ihre in diesen Unterlagen vorhandenen personenbezogenen Daten an das zuständige Archiv übergeben und dort gem. Landesarchivgesetz Schleswig-Holstein (LArchG SH) verwahrt.

Mechanismen zur automatischen Entscheidungsfindung/„Profiling“

Wir verwenden keine Mechanismen zur automatischen Entscheidungsfindung (z. B. „Künstliche Intelligenz“) und Ihre Daten werden nicht gesammelt und ausgewertet, um Persönlichkeits-, Verhaltens-, Bewegungsprofile oder Ähnliches von Ihnen zu erstellen, d. h. es findet kein sogenanntes „Profiling“ statt.

Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte:

Beruht die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung, so dürfen Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO).
Wenden Sie sich dazu gern an die oben genannte Kontaktmöglichkeit bei uns („Verantwortliche Stelle“). Ihr Widerruf ist an keine besondere Form gebunden. Wir empfehlen aber im Sinne einer zügigen Bearbeitung, diesen schriftlich einzulegen, da wir verpflichtet sind, ihn vor Ausführung auf Legitimation zu überprüfen.

Sie können bei uns die Auskunft verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten. Sofern dies zutrifft, haben Sie Anspruch auf die Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie weitere Umstände der Verarbeitung (Artikel 15 DSGVO).

Sie können von uns die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, die von uns zu Ihrer Person verarbeitet werden, verlangen. Ebenso können Sie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen. (Artikel 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DSGVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Artikel 20 DSGVO).

Sie haben das Recht, zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß der DSGVO im Zusammenhang stehenden Fragen unseren oben genannten behördlichen Datenschutzbeauftragten zu Rate ziehen (Artikel 38 Absatz 4 DSGVO).

Beschwerderecht

Sie haben das Recht sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO oder eine andere datenschutzrechtliche Vorschrift verstößt (Artikel 77 DSGVO). Die Wahl der Aufsichtsbehörde (z.B. die an Ihrem Wohnort zuständige, oder die für die verantwortliche Stelle zuständige) ist Ihnen freigestellt. Eine Übersicht der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden können Sie zum Beispiel auf der Internetseite der deutschen Datenschutzkonferenz (DSK) finden: https://www.datenschutzkonferenz-online.de/datenschutzaufsichtsbehoerden.html